Máte někdy pocit, že byste potřebovali 8 dní v týdnu a den dlouhý 30 hodin? Vaše práce vám často zasahuje do večerů, víkendů, vstáváte dříve anebo jste přestali chodit cvičit, abyste vše stihli? Ubírat z osobního života ale není to pravé řešení. Jde to i jinak.
Pravidlo 100 % je v podstatě velice triviální myšlenka: k dispozici máme jen 100 % času. Pokud někde potřebujete přidat, nutně musíte někde jinde ubrat. Kdo z nás ale často nesahá spíše ke krátkodobě nejjednoduššímu řešení: omezit svůj osobní život a práci dodělávat po večerech nebo víkendech, místo abychom se zamysleli nad tím, jak můžu své činnosti zefektivnit, co můžu delegovat a zda skutečně musím dělat všechno co dělám.
Myšlenka sama je opravdu velice jednoduchá. Osobně jsem toho názoru, že nekomplikovaná, jednoduchá řešení jsou v mnoha ohledech ta nejlepší. Provedení však vyžaduje značnou dávku energie, přesvědčení a sebekontroly. A to už tak jednoduché nebývá.
Jak s pravidlem 100 % pracovat?
Jak si uklidit ve svých činnostech a ulevit tak svému pracovním přetížení?
Konkrétně na příkladu:
Marek, konzultant, potřebuje více času na rozvoj byznysu. A nemá ho.
Představme si konzultanta Marka. Marek tráví hlavní část svého pracovního času prací s klienty, o něco více času věnuje administrativě, na kterou je úplně sám a tak řeší vše: fakturace, newslettery, články na web, správa sociálních sítí atd. A na rozvoj byznysu mu zbývá úplné minimum. Administrativa je příliš velká zátěž, ale někdo ji dělat musí.
Marka samotného toto rozdělení netěší, naopak ho deprimuje, protože ví, že kdyby měl na rozvoj byznysu času více, mohl by v podnikání více zabrat, zvýšil by o sobě všeobecné povědomí a tím pádem by došlo k růstu poptávky po jeho službách a on by si mohl dovolit zvýšit ceny.
Co s tím?
Marek ví, že má 100 % času. z toho mu 50 % zabírá administrativa, 40 % klienti a na rozvoj mu zbývá pouhých 10 %.
Marek tedy ví, že kdyby rozvoji byznysu věnoval místo 10 % například 20 % nebo dokonce 30 %, mohl by svou hodinovou sazbu zvýšit, zakázky si více vybírat a pracovat tak s klienty reálně méně času za více peněz.
Jak tohoto ideálního stavu ale může dosáhnout?
Marek si velice dobře uvědomuje pravidlo 100 % a nehodlá ubírat čas ze svého soukromí.
Někde ale ubrat přesto musí.
Proto zvažuje: Jak to udělat, abych se některým činnostem mohl věnovat méně aniž by utrpěla kvalita a výstupy?
Má 3 možnosti:
- Zefektivnit své činnosti, tj. nastavit procesy u činností, které to umožňují a opakují se vždy ve stejné podobě.
- Delegovat a nechat někoho jiného, aby část práce odvedl za něj.
- Optimalizovat své činnosti, tj. přestat dělat to, co dělat nemusí, a co dělat musí, dělat co nejjednodušeji to jde.
Nejjednodušší z těchto možností je právě delegování, proto u ní Marek začne.
Rozhodl delegovat některé své činnosti na asistentku. A protože vybíral z oblastí “klienti, administrativa a rozvoj byznysu”, vybral tu, která nejméně vyžaduje jeho odbornost, tedy administrativu.
Krok 1 - Sepište si všechny činnosti, které v dané oblasti vykonáváte
V rámci administrativy dělá Marek spoustu drobných činností a zpočátku neví, jak to celé předání uchopit a kde začít. Měl by předávat činnosti namátkově a impulsivně? To určitě ne.
Marek si tedy nejdříve sepíše veškeré činnosti, které v rámci administrativy vykonává a ideálně k nim rovnou dopíše i odhad, kolik mu zaberou času (týden, měsíc).
Jeho seznam činností je následující:
- fakturace novým klientům + fakturace dlouhodobým klientům podle xls evidence času, hlídání vypršení předplateb apod. (2 h/měsíc)
- kontroly plateb, případná urgence (1 h/měsíc)
- úklid google disku – přesun souborů do složek podle klientů, výmaz nepotřebných nebo pracovních souborů, odkazy na klientské soubory do CRM (1 h/měsíc)
- správa FB stránek – sdílení vlastních článků s novým komentářem, vyhledávání článků na internetu vhodných pro sdílení, tvorba grafiky k článkům a postům (aktuálně 5 h/měsíc, ale ví, že by bylo potřeba věnovat tomu až 10 h/měsíc)
- psaní článků (6 h/měsíc)
- korektura vlastních textů (3 h/měsíc)
- … a další ….
Krok 2 - Vyberte ty, které vám zabírají nejvíce času a ty, které nevyžadují vaši odbornost
V momentě, kdy má Marek tento seznam kompletní, vybere si ty činnosti, které mu zabírají nejvíce času a zároveň ty, které nevyžadují jeho odbornost. Těmi v tomto případě jsou:
- správa FB stránek
- psaní článků, tam by mu pomohla i nějaká výpomoc - dotažení článků podle struktury apod.
- korektura vlastních textů (ať už reporty pro klienty nebo články) - ty mu navíc trvají dlouho i proto, že ve vlastním textu člověk hledá chyby a překlepy hůře než v cizím
Přidá k tomu činnosti, které také nemusí dělat osobně:
- úklid google disku
- fakturace dlouhodobým klientům podle reálných hodin - hlídání předplatby podle časové evidence
- urgence nepřijatých plateb
Když se sečte čas trvání všech těchto činností a jejich realizace se přenese na někoho jiného, získá Marek najednou něco přes 20 hodin měsíčně. To je dokonce více než dva celé pracovní dny. Tento získaný čas tak může věnovat rozvoji svého byznysu, vymýšlení nových produktů, nabídek, navazování spolupráce s dalšími firmami a lidmi, díky nimž se bude zvedat povědomí o Markových službách atd.
Krok 3 - Najděte si asistentku 🙂
Základní doporučení, jak předávat práci na nového člověka, si můžete přečíst v jednom z mých starších článků.
Pokud ale chcete jistotu, že perfektní asistentku najdete na první dobrou, mám na to sestavený proces. Funguje. Ověřeno praxí a mými klienty. 3 hodiny konzultací obvykle stačí.
Nebo pokud se to chcete naučit sami, máte víc času, ale míň peněz, můžete absolvovat kurz. Obsah je hodně praktický se spoustou příkladů a případovou studií od začátku do konce.
Co dál?
Marek zatím využil jen jedno z možných řešení – tu nejjednodušší, delegaci.
Pokud by ale chtěl jít v časových úsporách ještě dále, pokračoval by zefektivněním procesů. Tato metoda je o něco složitější a vyžaduje hlubší zamyšlení a přípravu, ale dokáže ušetřit další čas nejen na samotném výkonu činnosti. Nastavení procesů šetří i mentální kapacity, když nemusíte o dané činnosti přemýšlet pokaždé znovu a pamatovat si všechny jednotlivé kroky.
Třetím krokem by pak byla cesta nejnáročnější, optimalizace. Zrušit činnosti, které dělat nemusí, a ty, co musí, dělat co nejjednodušeji. Ta už vyžaduje největší nadhled a ochotu některých činností se vzdát.
Nejlépe samozřejmě pracují tyto tři cesty ve vzájemné synergii.
